[Guide] Externalisation informatique : comment réussir votre projet d’outsourcing ?

L’externalisation de l’informatique offre aux PME et aux grandes entreprises le soutien dont elles ont besoin pour se concentrer sur leurs activités principales. C’est l’une des raisons pour lesquelles la plupart des entreprises confient leurs tâches informatiques à un prestataire de services spécialisé ou à des indépendants.

Toutefois, l’externalisation de l’informatique s’accompagne de son lot de difficultés, en particulier lorsqu’il s’agit d’externaliser dans un pays étranger.

Dans cet article, nous aborderons tout ce que vous devez savoir sur l’externalisation informatique.

Nous verrons ce qu’elle est, quels en sont les types, les avantages et les défis. Nous verrons également comment externaliser les services informatiques et quels sont les outils dont vous avez besoin pour gérer votre équipe externalisée.

Enfin, nous présenterons cinq services d’externalisation informatique populaires pour vous aider à démarrer rapidement.

Qu’est-ce que l’externalisation des technologies de l’information ?

L’externalisation des technologies de l’information (TI) consiste pour une entreprise à faire appel à une société ou à une agence tierce pour répondre à ses besoins en matière de TI.

Ces besoins peuvent aller de

• Développement de logiciels personnalisés : Développement d’un logiciel spécifique pour un client afin de répondre à ses besoins commerciaux ou d’optimiser son flux de travail.
• Tests de logiciels : Fournit des services de test autonomes et intégrés en comprenant les objectifs commerciaux du client pour l’assurance qualité.
• Informatique en nuage (Cloud Computing) : Fournit des ressources informatiques telles que le stockage et la puissance de calcul afin d’accroître l’agilité de l’entreprise et de réduire la complexité informatique à moindre coût.
• Développement mobile et web : Développe des sites web ou des applications mobiles natives afin d’améliorer l’expérience de la marque et d’atteindre un plus grand nombre de consommateurs.
• Maintenance et support : Fournit un soutien aux équipes internes d’opérations web par le biais d’une surveillance 24/7, d’un dépannage et d’une maintenance dédiée.
• Conseil en blockchain : Fournit des services blockchain pour aider les entreprises à fonctionner plus intelligemment, avec une réduction des risques et une amélioration de la traçabilité et de la cybersécurité.
• Science des données : Aide à résoudre les problèmes et à trouver des modèles cachés dans les données en utilisant des solutions de big data et de traitement des flux, ainsi que des méthodes de calcul.
• Internet des objets (IoT) : Développe et met en œuvre des projets IoT publics et commerciaux à grande échelle tels que des bâtiments intelligents, des capteurs, des solutions de stationnement et de transport.
• Conception de l’interface utilisateur et de l’interface utilisateur : Fournit des services orientés vers le détail tels que la création de conceptions conviviales pour les systèmes d’entreprise, les portails web et les applications mobiles.
• Développement d’un produit minimum viable (MVP) : Transforme les idées en MVP avec le logiciel nécessaire pour les tester et les valider. Cela aide les entreprises à prendre les meilleures décisions en fonction de leur proposition de valeur et de leur modèle d’entreprise.

L’objectif principal de l’externalisation des fonctions informatiques est d’obtenir le meilleur service possible à un coût relativement faible. En outre, pendant que le partenaire d’externalisation s’acquitte de la tâche, vous pouvez vous concentrer sur les activités principales qui contribuent à la croissance de votre entreprise.

Mais ne confondez pas l’externalisation informatique avec la co-sourcing informatique.

Qu’est-ce que le co-sourcing ?

Le co-sourcing consiste à faire appel à une société informatique externe pour fournir une assistance technique supplémentaire à votre équipe informatique interne. L’équipe co-sourcée vous donne un coup de main supplémentaire pour vous aider dans certaines opérations informatiques lorsque vous êtes à la traîne.

Avec l’externalisation, cependant, l’équipe externalisée assume l’entière responsabilité des opérations informatiques de votre entreprise.

En règle générale, les grandes entreprises pratiquent l’externalisation conjointe parce qu’elles disposent des ressources nécessaires à la mise en place d’une équipe dédiée et qu’elles peuvent avoir besoin d’un peu d’aide de temps à autre, lorsque les choses se corsent. Ainsi, en cas d’augmentation de la charge de travail, elles peuvent engager une équipe co-sourcée pour apporter un soutien supplémentaire.

5 types d’externalisation informatique

Voici un aperçu des cinq différents types de services d’externalisation informatique :

L’externalisation offshore

L’externalisation offshore consiste à confier vos fonctions informatiques à une entreprise ou à un travailleur indépendant dans un pays étranger afin de réaliser des économies.

Le coût de la vie (et les salaires) étant moins élevé dans ces pays, vous payez finalement beaucoup moins que si vous aviez engagé quelqu’un de votre pays d’origine.

Toutefois, des coûts de main-d’œuvre moins élevés ne signifient pas nécessairement un travail de moindre qualité, car les pays d’externalisation les plus populaires disposent souvent de nombreux talents spécialisés dans les activités d’externalisation.

Externalisation à l’étranger

L’externalisation Nearshore consiste à confier des travaux informatiques à une entreprise située dans un pays voisin. L’idée est qu’il est plus facile de voyager et de communiquer si des clarifications sont nécessaires.

Par exemple, si vous êtes basé aux États-Unis, l’externalisation au Mexique est un exemple d’externalisation nearshore.

Découvrez comment des entreprises de premier plan comme Boeing ont bénéficié de la délocalisation de leurs activités.

Externalisation onshore ou dans le pays

Il s’agit d’un accord d’externalisation dans votre propre pays – à distance ou sur place.

C’est un excellent moyen d’éviter les problèmes de communication liés aux barrières linguistiques et aux différences de fuseaux horaires qui peuvent survenir lors de l’externalisation d’un processus d’entreprise dans un pays étranger.

Externalisation basée sur l’informatique en Cloud

L’externalisation basée sur l’informatique en Cloud consiste à acheter des services informatiques en ligne.

Elle comprend les modèles de plateforme en tant que service, d’infrastructure en tant que service et de logiciel en tant que service.

Voici un aperçu rapide de chacun de ces services d’informatique en nuage :

• Plate-forme en tant que service : Services qui fournissent aux clients une plateforme numérique pour exécuter, développer et gérer des choses sans avoir à construire et à entretenir eux-mêmes l’infrastructure.
• Infrastructure en tant que service : Services qui fournissent des ressources informatiques virtualisées sur l’internet.
• Software-as-a-Service (logiciel en tant que service) : Services qui comprennent l’hébergement d’une application en ligne et sa mise à la disposition des clients.

Externalisation des services gérés

Il s’agit de la création d’un contrat d’externalisation avec un fournisseur de services gérés tiers (MSP) pour les fonctions de gestion de réseau. Le fournisseur de services informatiques gérés fournit des installations telles que des pare-feu et des réseaux privés virtuels (VPN).

Une liste de contrôle pratique pour l’externalisation des services informatiques

Avant d’examiner les avantages et les inconvénients de l’externalisation des services informatiques, voici quelques points à prendre en considération avant de faire appel à une société d’externalisation des services informatiques pour votre entreprise :

• Tout d’abord, limitez l’expertise et les technologies dont vous avez besoin.
• Vérifiez les références et les projets antérieurs de la société d’externalisation pour vous faire une idée de sa réputation et de la qualité de son travail. Cela peut vous aider à comprendre si elle répond bien aux besoins de votre entreprise.
• Partagez les détails de votre projet avec la société de services d’externalisation informatique afin qu’elle puisse vous proposer des flux de travail adaptés à votre projet.
• Déterminez la complexité de votre projet pour voir si votre partenaire d’externalisation peut fournir des solutions informatiques évolutives en fonction de la croissance de votre entreprise.
• Communiquez régulièrement avec la société d’externalisation informatique pour vous assurer que tout se déroule comme prévu.

5 avantages clés de l’externalisation des services informatiques

L’externalisation des services informatiques est une activité assez courante pour la plupart des entreprises.

Pourquoi ?

Parce qu’elle permet de réduire les coûts, d’accéder à des talents plus qualifiés, de bénéficier d’une plus grande flexibilité et d’un service à la clientèle encore plus réactif.

Examinons de plus près les principaux avantages de l’externalisation des services informatiques :

Économies de coûts

Dans la plupart des cas, un modèle d’externalisation serait nettement plus rentable pour une organisation.

Il y a deux raisons principales à cela :

Une ressource externalisée ne nécessite que peu ou pas d’investissement en capital. Par exemple, vous pouvez éviter les coûts initiaux des serveurs et autres infrastructures informatiques, comme un centre de données.

Vous pouvez économiser sur les coûts de main-d’œuvre qui seraient autrement consacrés à l’ensemble du processus de recrutement et de formation.

En outre, vous pouvez embaucher des travailleurs qualifiés originaires de pays en développement pour une fraction du coût moyen. Par exemple, vous pouvez trouver un développeur offshore de qualité en Inde, ce qui coûte beaucoup moins cher que d’embaucher quelqu’un à New York.

Toutefois, lorsque vous engagez un prestataire de services de développement de logiciels offshore, veillez à vérifier ses antécédents et ses évaluations pour vous assurer de la qualité de ses services.

Accès à un vivier mondial de talents

Normalement, lorsque vous embauchez localement, vous êtes limité aux talents de votre région.

En revanche, lorsque vous confiez un projet à un prestataire de services informatiques à distance, vous êtes en mesure de trouver et d’embaucher les meilleurs talents du monde entier.

Cela est particulièrement utile en cas de pénurie d’un niveau de service ou d’un ensemble de compétences particulier dans votre région.

Capacité à fournir un service 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7

Tous vos clients ne se trouvent pas dans le même fuseau horaire que vous. Il est donc courant de recevoir des demandes ou des tickets informatiques en dehors de vos heures de travail.

Comment répondre rapidement à leurs courriels, à leurs tickets d’assistance informatique ou à leurs questions sur le chat ?

La réponse est simple.

En externalisant, votre fournisseur de services peut mettre à votre disposition une équipe dédiée, disponible 24 heures sur 24. Vous n’avez pas à vous soucier de recruter des talents dans le monde entier, c’est le fournisseur de services qui le fait. Ainsi, votre support informatique peut être réactif, 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 !

Flexibilité accrue

De nombreuses PME n’ont pas besoin d’un service informatique spécifique tout au long de l’année.

Par exemple, si vous gérez un restaurant, vous pouvez avoir besoin d’un développeur web à court terme pour créer et lancer votre site web. Puis, de temps en temps, vous pouvez avoir besoin d’un professionnel pour jeter un coup d’œil rapide et s’assurer que tout fonctionne bien.

Dans ce cas, il ne serait pas judicieux d’engager un développeur web à temps plein ou même à temps partiel.

Une bonne stratégie d’externalisation vous donne la possibilité d’engager et de payer le service lorsque vous en avez réellement besoin. Cela peut faire une énorme différence en termes de coûts et augmenter la rentabilité de votre entreprise.

Améliorer l’orientation de l’entreprise

Tout département informatique se doit d’être dynamique, car le secteur des technologies de l’information s’améliore constamment grâce à de nouveaux cadres et à des solutions technologiques émergentes.

Normalement, vous devriez vous préoccuper de la mise à niveau de votre équipe informatique actuelle, ou pire, vous stresser vous-même à propos de ces changements !

C’est non seulement inefficace, car la plupart des propriétaires de petites entreprises ne sont pas des experts en informatique, mais cela prend aussi du temps et des ressources qui ne sont pas consacrés aux processus commerciaux qui en ont besoin.

La solution ?

Laissez des professionnels de l’informatique externalisés s’en charger, pendant que vous vous concentrez sur votre cœur de métier pour développer votre avantage concurrentiel.

3 défis majeurs de l’externalisation informatique

Bien que l’externalisation de l’informatique soit très populaire parmi les entreprises prospères, elle présente des inconvénients.

Passons en revue les principaux défis de l’externalisation informatique afin que vous puissiez vous préparer à les relever :

Difficile à contrôler

L’un des principaux problèmes liés à l’embauche de prestataires de services externes est qu’ils sont difficiles à contrôler, en particulier les services à distance.

Pensez-y.

Si vous engagez une équipe virtuelle de développement de logiciels, comment savez-vous qu’elle vous facture réellement son temps de travail ?

Ils pourraient vous facturer des taux horaires pour avoir surfé sur des sites de médias sociaux, et il n’y a aucun moyen de le savoir. Heureusement, vous pouvez facilement résoudre ce problème grâce à un logiciel robuste de suivi de la productivité comme Time Doctor.

Défis en matière de communication

La communication est un facteur essentiel de l’efficacité des entreprises.

Cependant, communiquer efficacement avec une équipe externalisée à l’étranger peut s’avérer difficile en raison des barrières linguistiques. Cela peut souvent conduire à des malentendus sur les projets, ce qui affecte en fin de compte la qualité du travail.

Pour y remédier, vous pouvez vous en tenir à des formes de communication essentiellement écrites, telles que les courriels.

Toutefois, ce n’est pas une bonne pratique que d’utiliser uniquement le courrier électronique pour la communication écrite.

Nous verrons pourquoi plus loin dans cet article.

Problèmes de qualité potentiels

La rentabilité est une bonne chose, mais pas au détriment de la qualité.

Pour éviter ces problèmes, vous devrez faire preuve d’une grande prudence au cours du processus d’embauche.

Voici quelques points à garder à l’esprit :

Lorsque vous engagez une entreprise ou une agence, assurez-vous de bien vérifier ses antécédents et les services qu’elle a déjà fournis à d’autres entreprises.

Lorsque vous engagez un travailleur indépendant, faites appel à un portail réputé et vérifiez les avis sur ses services informatiques.

Comment gérer efficacement votre aide externalisée ?

Certes, l’externalisation de l’informatique s’accompagne de défis particuliers.

Mais vous pouvez facilement surmonter la plupart d’entre eux avec les bons outils.

Voici un aperçu de trois outils qui font de la gestion de l’informatique externalisée un jeu d’enfant :

Outil de suivi de la productivité pour une facturation précise et une gestion de la productivité

Comment s’assurer que votre partenaire d’externalisation ne vous facture que les heures productives consacrées à votre projet ?

C’est simple : vous utilisez un outil de suivi de la productivité comme Time Doctor.

Qu’est-ce que Time Doctor ?

Time Doctor est un puissant logiciel de suivi de la productivité des employés utilisé par les grandes entreprises et les petites entreprises pour gérer efficacement leurs équipes informatiques internes ou externalisées.

Time Doctor vous permet de

• Suivre facilement les temps d’inactivité et de productivité de vos employés internes ou distants.
• Analyser la productivité des professionnels de l’informatique grâce à des rapports détaillés.
• Facturer précisément vos clients en fonction des heures travaillées sur votre projet.
• S’assurer que votre personnel informatique externalisé travaille activement pendant les heures de travail.
• Payez vos sous-traitants grâce à une gestion simple de la paie.
• Suivez la productivité de toutes les applications grâce à la puissante extension de navigateur Chrome.
• Contrôlez le temps passé n’importe où grâce à une application mobile Android robuste.

De plus, les responsables peuvent surveiller l’activité des sites web et des applications pendant les heures de bureau pour s’assurer que vos sous-traitants ne sont pas en train de faire du binge-watching pendant leurs heures de travail !

Outils de communication pour une collaboration efficace

Une communication efficace peut être un défi, en particulier lorsque vous avez affaire à des services externalisés. Vous devez vous assurer que votre personnel informatique externalisé peut communiquer correctement avec vous et votre équipe pour assurer le bon fonctionnement de votre entreprise.

Mais le recours au courrier électronique ne résoudra pas tous vos problèmes.

Par exemple, il est très difficile d’avoir des discussions sur des tâches spécifiques par courrier électronique, car les gens ne savent pas toujours à quoi vous faites référence.

Ce dont vous avez besoin, c’est d’un logiciel de messagerie professionnelle comme Slack.

Slack peut vous aider à :

• Des canaux de messages pour rester concentré et organiser votre espace de travail.
• Des fils de messages pour les discussions liées aux tâches et une meilleure collaboration.
• Des fonctionnalités de partage de fichiers pour partager des documents ou des vidéos de formation pertinents avec vos professionnels de l’informatique.

Mais ce n’est pas tout. Vous aurez également besoin d’autres solutions de communication clés, telles que

• Des outils de vidéoconférence pour organiser des réunions virtuelles en vue de discussions vidéo et de la formation de votre personnel informatique. Parmi les outils d’appel vidéo efficaces, citons Zoom et Microsoft Teams.
• Des outils de collaboration et de stockage de fichiers dans le nuage, tels que Google Drive et Google Docs. Ils permettent non seulement de stocker les données en toute sécurité, mais aussi d’offrir aux équipes des fonctions de collaboration documentaire en temps réel.

Outils de gestion de projet pour une gestion facile

Un outil de gestion de projet performant est indispensable à toute main-d’œuvre moderne.

Voyons pourquoi vous en avez besoin :

• Vous devez attribuer systématiquement les tâches.
• Vous devez fixer des objectifs, des étapes et des résultats à atteindre pour vos collaborateurs externes.
• Vous ne pouvez pas appeler votre équipe externalisée plusieurs fois par jour pour connaître son état d’avancement.

Un bon logiciel de gestion de projet peut vous aider à faire tout cela et bien plus encore !

Par exemple, la plupart des outils de gestion de projet peuvent vous aider à hiérarchiser les tâches, à fixer des objectifs, à suivre l’avancement du projet, etc. Il vous suffit de choisir celui qui vous convient le mieux parmi les nombreux outils de gestion de projet existants, tels que ClickUp, Jira, Trello.

Remarque : Time Doctor peut s’intégrer à la plupart des outils de gestion de projet pour s’assurer que votre équipe externalisée reste productive pendant qu’elle travaille dans ces outils.

Si vous pensez que l’externalisation informatique est faite pour vous, il y a de bonnes et de mauvaises nouvelles.

La bonne nouvelle : il existe de nombreux fournisseurs de services d’externalisation parmi lesquels choisir.

La mauvaise : Le choix d’un fournisseur peut s’avérer difficile, car toutes les sociétés d’externalisation n’offrent pas la qualité dont vous avez besoin.

Heureusement, nous avons sélectionné pour vous quelques services d’externalisation informatique afin que vous puissiez commencer tout de suite.

Réflexions finales

L’externalisation de l’informatique vous permet non seulement d’économiser beaucoup d’argent, mais aussi de vous concentrer sur votre cœur de métier et de vous aider à vous développer en tant qu’organisation.

C’est pourquoi il est important d’engager des professionnels de l’informatique avec soin.

Et si la gestion de l’aide externalisée peut s’avérer difficile, c’est un jeu d’enfant avec les bons outils.

De plus, des outils tels que Time Doctor peuvent vous aider à améliorer la productivité de l’ensemble de votre équipe, et pas seulement celle des professionnels externalisés. Ainsi, votre personnel sur site et externalisé atteindra des niveaux de performance jamais vus auparavant !